How to: Studienassistenz suchen und einstellen

Lesen ist nicht so dein Ding oder du brauchst deine zukünftige Assistenz unter anderem zum Vorlesen? Kein Problem, den Text haben wir für dich eingesprochen:

Dein Antrag auf Studienassistenz wurde endlich genehmigt? Dann herzlichen Glückwunsch! Aber gleich stehst du vor neuen Fragen:

• Wo kriege ich jetzt Assistenz her?
• Was passiert, wenn ich jemanden ausgewählt habe?
• Und wie treffe ich meine Auswahl überhaupt?

In diesem Artikel findest du Antworten auf diese und viele weitere Fragen.

Eine Stellenausschreibung für Studienassistenz schreiben

Damit du dich erfolgreich auf die Suche machen kannst, solltest du als Erstes eine Stellenausschreibung verfassen. Diese Ausschreibung sollte ein wenig über dich und deine Person informieren, aber auch Informationen zum Job, den Aufgaben und zu den Voraussetzungen der Bewerber*innen enthalten.

Was soll die Studienassistenz über mich wissen?

Zuerst solltest du überlegen, welche Infos deine zukünftige Studienassistenz über dich als Person braucht. Wieviel du über dich erzählst, bleibt natürlich dir überlassen. Aber Informationen wie dein Vorname, dein ungefähres Alter, dein Wohn- oder Studienort und das Studienfach sind schon hilfreich. Auch solltest du erwähnen, wegen welcher Art der Beeinträchtigung du Assistenz brauchst – also ob du zum Beispiel blind bist oder im Rollstuhl sitzt.

Aufgaben einer Studienassistenz

Im Artikel “Studienassistenz: Was ist das eigentlich?” haben wir dir ja schon einige Informationen gegeben, was Assistent*innen so machen. Hier nochmal einige Aufgaben auf einen Blick:

• Einscannen von Dokumenten
• Begleitung zu Vorlesungen usw.
• Tragen und Ein- und Auspacken von Materialien
• Mitschriften in den Vorlesungen anfertigen
• Unterstützung bei der Kommunikation/Orientierung
• Recherche in der Bibliothek
• …

Überlege nun, welche Aufgaben DEINE Studienassistenz erfüllen sollte und füge sie deiner Stellenanzeige hinzu.

Welche Voraussetzungen sollte meine Studienassistenz erfüllen?

Aber nicht nur die Aufgaben sind wichtig, um die passende Assistenz zu finden. Noch wichtiger ist es, dass du für dich wichtige Voraussetzungen benennst, die die Bewerber*innen mitbringen sollten. Welche das genau sind, ist von Person zu Person und Beeinträchtigung zu Beeinträchtigung total verschieden. Hier mal einige mögliche Voraussetzungen als Inspiration für dich:

• Gute Deutschkenntnisse
• Gute PC-Kenntnisse
• Erfahrung in deinem Studienfach
• Zuverlässigkeit, Offenheit, …
• Führerschein ja oder nein?
• Assistenzerfahrung notwendig oder nicht
• Hundeangst oder Tierhaarallergie

Noch ein wichtiger Hinweis:
In manchen Studiengängen gilt die Regel, dass Assistenten nicht den gleichen Studiengang studieren dürfen wie du. Das ist zum Beispiel in Jura der Fall. Sprich deshalb unbedingt auch mal mit den Dozierenden oder dem/der Beauftragten für Studierende mit Beeinträchtigung darüber, ob und ggf. was du noch beachten solltest.

Informationen zum Job

Die zukünftige Assistenz sollte natürlich auch wissen, was auf ihn/sie zukommt. Deshalb solltest du auch einige Informationen zum Job hinzufügen.
Wichtige Informationen sind:

• Geschätzte Stundenanzahl pro Woche/Monat
• Minijob, Teilzeit, Vollzeit etc.
• Arbeit aus dem Home-Office, bei dir zu Hause und/oder in der Uni
• Stundenlohn
• Schichtdienst ja oder nein?
• Art der Bewerbung: Kurze Mail, Lebenslauf, Anschreiben und Lebenslauf, Foto…?
• Kontaktaufnahme: Per Mail, telefonisch…?

Anzeigentext verfassen

Nachdem du dir so deine Gedanken zu all dem gemacht hast, geht es nun darum, alle Informationen in einem Text zusammenzufassen. Bei der Formulierung des Textes ist es auch wichtig, das Interesse der Leser*innen zu wecken. Das kannst du zum Beispiel machen, indem du die Leser*innen direkt ansprichst oder eine ausgefallene Überschrift wählst.

Ist all das erledigt, solltest du noch mal die Rechtschreibung checken und dann heißt es: Anzeige verbreiten und auf Bewerbungen warten.

Stellenangebot für Studienassistenz verbreiten

Um das Stellenangebot unter die Leute zu bringen, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Im Folgenden stellen wir dir einige davon vor und sagen dir auch, was du jeweils beachten solltest.

Das Stellenwerk

Das Stellenwerk ist das offizielle Jobportal von 18 Hochschulen in ganz Deutschland. Zu diesen Hochschulen gehören auch die Uni Köln, die Uni Düsseldorf sowie Hochschulen in Wuppertal und Bonn. Beim Stellenwerk können aber nicht nur Firmen neue Mitarbeiter*innen und Praktikant*innen suchen, sondern auch Privatpersonen können eine kostenlose Stellenanzeige aufgeben, um Umzugshilfen, Kinderbetreuung, Nachhilfelehrer oder eben Assistenz zu finden.
Wenn du beim Stellenwerk eine Anzeige aufgeben möchtest, musst du dich nicht einmal registrieren.

Klicke dafür einfach auf der Stellenwerk-Startseite auf “Job anbieten” und wähle dort “Privatperson” aus. Danach öffnet sich ein Formular, in dem du auswählen kannst, in welchen Städten die Anzeige geschaltet werden soll. Auf der nächsten Seite folgt dann die Möglichkeit, deine Anzeigendaten einzugeben. Wenn du dann auf der darauffolgenden Seite deine persönlichen Daten eingegeben hast, ist deine Anzeige fertig .

Nachdem du alles erfolgreich ausgefüllt hast, erhältst du eine Bestätigungsmail. Wichtig zu wissen ist, dass Anzeigen nur montags bis freitags freigeschaltet werden können. Auch nach der Freischaltung deiner Anzeige bekommst du natürlich eine E-Mail. In der Mail findest du auch einen Link, mit dem du deine Anzeige vorzeitig deaktivieren kannst. Normalerweise läuft die nämlich nach 30 Tagen automatisch ab.

Eine Deaktivierung macht dann Sinn, wenn du genügend Bewerbungen erhalten hast oder dein Angebot erneuern möchtest. Dies ist aber nur einmal pro Woche möglich.

Facebook und Co.

Soziale Netzwerke wie Facebook sind natürlich auch eine tolle Möglichkeit, um dein Stellenangebot möglichst vielen Menschen zugänglich zu machen.

Bei Facebook hast du verschiedene Möglichkeiten: Du kannst den Link zu einer Stellenausschreibung teilen, die du auf einer anderen Plattform veröffentlicht hast. Oder du postest deinen Ausschreibungstext in dein Profil und/oder verschiedene Facebook-Gruppen.
Hier haben wir dir mal eine Liste von Gruppen zusammengestellt, in denen du dein Stellenangebot gut platzieren kannst. Gib dafür einfach die Namen der Gruppen aus der Liste in die Facebook-Suche ein.

• Nett-Werk Köln
• Netz-Werk Köln
• Meine Südstadt
• Facebook-Gruppen deiner Hochschule
• Facebook-Gruppe deines Studiengangs
• Persönliche Assistenz + Assistenzbörse
• Assistenzbörse
• Assistenz Jobbörse
• Persönliche Assistenz

Es gibt natürlich noch viele weitere Gruppen, die gut geeignet sein können. Schau dich einfach mal um, du findest bestimmt etwas passendes.

Hier noch ein paar wichtige Hinweise:
Je größer die Gruppe ist, um so größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass du dort jemanden findest, der/die sich von deinem Stellenangebot angesprochen fühlt. Bei den speziellen Assistenzgruppen solltest du im Hinterkopf behalten, dass das deutschlandweite Gruppen sind und es also sein kann, dass du dort nicht fündig wirst, weil einfach kein Gruppenmitglied aus deiner Region stammt.

Und noch ein Hinweis bzgl. Datenschutz: Pass vor allem bei Facebook und Co. auf, welche Daten du in (großen) Gruppen teilst, denn sonst haben ggf. 100.000 Mitglieder deine private Handynummer oder wissen über relativ private Dinge Bescheid.

Aushänge und Co.

Natürlich gibt es auch einige Verbreitungskanäle fernab der digitalen Welt. Du könntest zum Beispiel Aushänge am schwarzen Brett der Hochschule, in der Mensa oder der Bibliothek anbringen (lassen).
Dabei solltest du darauf achten, dass die Schrift groß genug ist, sodass man deinen Aushang auch aus etwas größerer Entfernung lesen kann.
Und gerade bei einem Aushang gilt: In der Kürze liegt die Würze. Vermeide superlange Texte, denn die lesen die meisten Studis eh nicht.

Vor allem, wenn du ein spezielleres Fach studierst, dass für Außenstehende schwierig zu verstehen ist, kann es hilfreich sein, Kommiliton*innen als Assistenz zu gewinnen. Um die zu erreichen, könntest du eine Mail an den Jahrgangsverteiler schicken, das Jobangebot in eure WhatsApp-Gruppe posten oder einfach mal mutig vor, während oder nach einer Vorlesung nachfragen, ob sich das jemand vorstellen kann. Das geht natürlich nur, wenn du bereits an der Hochschule studierst.

Steht dir dein erster Unitag noch bevor, kannst du auf deine Lehrenden zugehen und sie bitten, dein Stellenangebot an deine zukünftigen Kommiliton*innen zu verteilen.

Bewerbungen sichten und Vorauswahl treffen

Nach einigen Tagen oder Wochen sind bei dir die ersten Bewerbungen eingegangen und es gilt nun, eine erste Vorauswahl zu treffen. Wie und wonach du die für dich besten Kandidaten auswählst, bleibt am Ende dir überlassen. Du kannst auch alle Bewerber*innen direkt zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Je nachdem, wie viele Bewerbungen du erhalten hast, kann das aber sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn du das nicht möchtest, haben wir hier ein paar Anregungen, wie du die Vorauswahl gestalten kannst.

Schau dir zum Beispiel mal dein Anforderungsprofil an die Studienassistenz an und vergleiche es mit den Bewerberprofilen. Was stimmt überein und was nicht? Manchmal musst du auch zwischen den Zeilen lesen, um das ein oder andere herauszufinden. Wie gut oder schlecht die Deutschkenntnisse der Person sind, kannst du zum Beispiel auch daran ablesen, wie die Bewerbung geschrieben ist. Hast du sehr viele Bewerbungen bekommen, kannst du auch eine Tabelle oder Übersicht erstellen, in der du festhältst, was du schon über die Bewerber*innen weißt und welche Fragen ggf. noch offen sind. So verlierst du nicht so schnell den Überblick.

Einen ganz guten ersten Eindruck kannst du auch bei einem ersten Telefonat gewinnen. Verabrede einen Gesprächstermin mit dem Bewerber/der Bewerberin oder ruf einfach bei ihm/ihr an. Am Telefon merkst du oft schnell, ob die Chemie zwischen euch stimmt und ihr könnt erste Fragen klären. Außerdem kannst du so gleich die Zuverlässigkeit der potenziellen Assistenzen prüfen. Sollte ein Termin nicht zustande kommen oder du die Person nicht ans Telefon kriegen, solltest du vielleicht weitersuchen.

Vorstellungsgespräche mit den möglichen Studienassistenzen

Früher oder später wird es dazu kommen, dass du mit einzelnen Personen ein Vorstellungsgespräch führst. Auch hier solltest du dir Gedanken zu einigen Punkten machen.

Der erste wichtige Punkt ist der Ort des Gesprächs. Es macht schon einen Unterschied, ob du dich mit deinen Bewerber*innen im Café, in einem Park oder bei dir zu Hause triffst. Wähle am besten einen Ort, an dem du dich wohlfühlst und der für deine Bewerber*innen und dich gut zu erreichen ist. Als nächstes solltest du einen Termin und einen Treffpunkt mit deinen Bewerber*innen abstimmen, der euch allen gut passt.

Wenn Zeit und Ort stehen, kannst du dir überlegen, ob du zu dem Gespräch eine Begleitperson mitnehmen möchtest. Diese Person kann dich danach bei der möglicherweise schweren Entscheidung unterstützen und dir ggf. auch am Ort des Gespräches assistieren.
Gerade wenn du blind bist, legen wir dir eine Begleitperson ans Herz. Diese Person kann dir dann helfen, deine Bewerber*innen zu finden, die Körpersprache der Personen beurteilen oder dir die Speisekarte des Cafés vorlesen.

Auswahl getroffen – was jetzt?

Hast du für dich passende Studienassistenz gefunden? Dann erstmal herzlichen Glückwunsch! Doch bevor ihr erfolgreich zusammenarbeiten könnt, musst du deine Assistenz noch anmelden und ggf. einarbeiten.

Wo und wie du das machen musst, hängt auch davon ab, wie die Studienassistenz bei dir beschäftigt ist. Der einfachste Fall ist eine Beschäftigung auf 450-Euro-Basis. Dann genügt nämlich meistens eine Anmeldung bei der Minijobzentrale. Die kannst du auch ganz bequem online erledigen, per Post oder Fax geht natürlich auch.

Für die erfolgreiche Anmeldung bei der Minijobzentrale brauchst du folgende Daten deiner Studienassistenz/Studienassistent*innen:

1. Vor- und Nachname
2. Straße und Hausnummer
3. Postleitzahl und Wohnort
4. E-Mail-Adresse
5. Telefonnummer
6. Ggf. Rentenversicherungsnummer
7. Geburtsdatum
8. Geburtsname
9. Geburtsort
10. Info, ob die Assistenz einen weiteren Job ausübt, bei dem sie mehr als 450 € verdient
11. Info, ob die Assistenz gesetzlich krankenversichert ist oder nicht
12. Info, ob die Assistenz Beiträge zur Rentenversicherung zahlen möchte oder nicht

Du selbst musst auch noch eintragen, ab wann die Person bei dir arbeitet, wieviel sie verdient und ob sich der Lohn monatlich ändern kann oder immer gleichbleibt. Außerdem erhältst du nach der ersten Anmeldung einer Assistenz eine sogenannte Betriebsnummer, die du bei allen weiteren Anmeldungen mit angeben musst. Diese Nummer dient dazu, die Anmeldungen einem bestimmten Privathaushalt zuordnen zu können. Sobald du die Anmeldung ausgefüllt und abgeschickt hast, erhältst du eine Bestätigungsmail.

Wenn du nicht selbst Arbeitgeber*in deiner Studienassistenz bist, übernimmt die ganze Arbeit ein Assistenzdienst oder ein sonstiger Träger für dich.

Manchmal kommt es aber auch vor, dass Studienassistent*innen nicht auf Minijobbasis, sondern beispielsweise in Teilzeit beschäftigt werden. In diesem Falle wird die Sache komplexer, denn dann musst du deine Assistenz beim Finanzamt, der Krankenkasse etc. anmelden und selbst Abgaben zahlen.
Da das alles kompliziert ist, empfehlen wir dir in diesem Falle, dich von einem Steuerbüro unterstützen zu lassen, wenn du von diesen Dingen keine Ahnung hast. Das Steuerbüro kann dir ggf. auch einen Musterarbeitsvertrag zusenden, den du dann deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

Einstellung geschafft – und jetzt?

Spätestens nach der erfolgreichen Einstellung deiner Assistenz solltest du dir Gedanken über eure künftige Zusammenarbeit machen. Manchmal fordert auch dein Kostenträger bestimmte Dinge wie einen Stundennachweis oder die persönlichen Daten deiner Assistenz von dir. Für einen Stundennachweis erhältst du meist auch eine Vorlage; falls nicht, findest du eine in unserem Downloadbereich.

Eine weitere wichtige Frage ist, wie du mit deiner Studienassistenz kommunizieren möchtest. Ihr könntet telefonieren, E-Mails nutzen, auf Messenger wie WhatsApp zurückgreifen oder euch regelmäßig persönlich treffen, um Absprachen zu machen. Gerade bei Assistenzteams sollte es auch eine gemeinsame Gruppe geben, in der wichtige Themen besprochen und Aufgaben verteilt werden können. Ob ihr dafür WhatsApp, Facebook oder andere Dienste nutzt, bleibe euren Vorlieben überlassen.

Erfahrungsberichte von Studienassistenzen

Auf unserer Website findest du auch einige Erfahrungsberichte von Menschen, die als Studienassistenz arbeiten oder gearbeitet habe. In ihren Texten verraten sie auch, wie sie zu dem Job gekommen sind und was ihnen an ihrem Job so gut gefällt.

Folgende Erfahrungsberichte wurden von Assistent*innen geschrieben:

• Hella, Studienassistenz für eine blinde Kommilitonin
• Auf Umwegen zur Studienassistenz
• Laura, die Wiederholungstäterin in Sachen Studienassistenz